Zarządzenie Nr II/254/2012 Burmistrza Gminy Trzcińsko - Zdrój z dnia 31.05.2012 r w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy

Zarządzenie Nr II/254/2012

Burmistrza Gminy Trzcińsko - Zdrój

z dnia 31.05.2012 r

w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy

Na podstawie art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie ustanowienia standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zarządzam, co następuje:

§1

Ustala się zasady organizacji i funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim oraz jednostkach organizacyjnych Gminy.

§2

1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

• gminie - należy przez to rozumieć Gmina Trzcińsko - Zdrój;

• urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Trzcińsku - Zdroju;

• bezpośrednim przełożonym - należy przez to rozumieć Burmistrza, Zastępcę Burmistrza, Skarbnika oraz kierowników referatów;

• osobach zarządzających - należy przez to rozumieć Burmistrza, Zastępcę Burmistrza, Skarbnika;

• skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika

• zastępcy Burmistrza - należy przez to rozumieć Zastępca Burmistrza oraz kierowników referatu;

• kierowniku jednostki - należy przez to rozumieć kierownika jednostki organizacyjnej Gminy

• referatach - należy przez to rozumieć referaty Urzędu Miejskiego;

• samodzielnym stanowisku - należy przez to rozumieć samodzielne stanowisko jako komórkę organizacyjną Urzędu Miejskiego

• komórkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć referaty oraz samodzielne stanowiska Urzędu Miejskiego;

• kierowniku referatu - należy przez to rozumieć kierownika referatu Urzędu Miejskiego;

• pracowniku - należy przez to rozumieć pracownika Urzędu Miejskiego ;

• regulaminie - należy przez to rozumieć niniejszy regulamin;

• kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;

• zarządzaniu ryzykiem - należy przez to rozumieć realizowany przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza, Skarbnika, kierowników referatów oraz pracowników Urzędu Miejskiego proces mający na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów jednostki poprzez określanie celów i monitorowanie realizacji zadań, identyfikację i analizę ryzyka, reakcję na ryzyko i działania zaradcze;

• samoocenie kontroli zarządczej - rozumie się przez to dokonywaną corocznie w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy za funkcjonowania kontroli zarządczej;

• kontroli zarządczej zewnętrznej - rozumie się przez to kontrolę przeprowadzoną w jednostkach organizacyjnych Gminy;

• kontroli zarządczej wewnętrznej - rozumie się przez kontrolę przeprowadzoną w referatach Urzędu;

• kontrolującym - należy przez to rozumieć pracownika lub zespół pracowników upoważnionych przez Burmistrza do przeprowadzenia kontroli.

§3

1. Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Kontrola zarządcza to ogół czynności podejmowanych w celu osiągnięcia zgodności między stanem faktycznym a wymaganym.

3. Przedmiotem kontroli zarządczej jest ocena gromadzenia i wykorzystania środków publicznych, gospodarowania mieniem oraz ochrony zasobów: materialnych, finansowych i informatycznych.

§4

1. System kontroli zarządczej jest to zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych obejmujący:

1. samokontrolę,

2. kontrolę funkcjonalną,

3. kontrolę instytucjonalną.

2. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy Urzędu bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.

3. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające
   z posiadanego zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień niniejszego regulaminu. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków i zadań w toku codziennego ich wykonywania.

4. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli, jest zobowiązany:

1. podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości,

2. niezwłocznie poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach.

5. Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania
   w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowości.

6. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów, itp.

7. Kontrola instytucjonalna realizowana jest przez zewnętrzne instytucje kontroli, takie jak: Najwyższa Izba Kontroli, Regionalna Izba Obrachunkowa, w sytuacji kiedy prowadzi działania kontrolne na zlecenie Burmistrza.

§5

1. Kontrola zarządcza winna zapewnić: legalność, rzetelność, celowość, gospodarność dokonywanych operacji gospodarczych.

2. Kryterium legalności - w ramach którego pracownicy są zobowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa.

3. Kryterium rzetelności - w ramach którego wypełniane są obowiązki przez pracowników z należytą starannością, sumiennie i terminowo, z dokumentowaniem określonych działań zgodnie z rzeczywistością, z uwzględnieniem okoliczności.

4. Kryterium celowości - w ramach którego pracownicy badają, czy działalność jednostki jest zgodna z celami i zadaniami wskazanymi w statucie Urzędu i zgodności z przyjętymi planami.

5. Kryterium gospodarności - w ramach którego pracownicy optymalizują metody
   i sposoby oszczędnego i efektywnego wydatkowania oraz gospodarowania majątkiem Urzędu, a ponadto stosują działania zapobiegające wystąpieniu szkód i ich ograniczaniu.

§6

Celem kontroli zarządczej jest w szczególności zapewnienie:

1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi

(działanie i funkcjonowanie Urzędu oparte jest na zasadzie legalności, tj. na podstawie i w granicach prawa);

2. skuteczności i efektywności działania

(skuteczność i efektywność działania to wypełnianie celów statutowych w sposób gospodarny);

3. wiarygodności sprawozdań, w tym publikowania i udostępniania wiarygodnych, aktualnych i dokładnych danych oraz informacji

(wiarygodność sprawozdań oraz danych to sporządzanie ich zgodnie z przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi, wiarygodność sprawozdań to stan,
w którym odzwierciedlają one stan rzeczywisty);

4. ochrony zasobów, poprzez ich użytkowanie w sposób oszczędny i przynoszący pożytek oraz odpowiednie nadzorowanie

(ochrona zasobów zapewniona jest poprzez zabezpieczenie wszystkich zasobów Urzędu i udostępnianie ich tylko osobom upoważnionym);

5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania

(przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania dokonywane jest poprzez upowszechnianie i stosowanie zasad zapisanych w „Kodeksie Etyki Pracownika Urzędu Miejskiego”);

6. efektywności i skuteczności przepływu informacji

(efektywność i skuteczność przepływu informacji gwarantują systemy informatyczne Urzędu oraz uregulowania wewnętrzne);

7. zarządzania ryzykiem, związanego z realizacją zadań i osiąganiem celów, również poprzez ciągłe doskonalenie procesów zarządzania

(zarządzanie ryzykiem dokonywane jest poprzez identyfikowanie ryzyk
i podejmowanie działań określonych w „Polityce Zarządzania Ryzykiem”).

§7

Kontrola zarządcza powinna być:

1. adekwatna - to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz z niniejszym regulaminem, dokładnie odpowiadająca założonym celom kontroli zarządczej. Zasady kontroli powinny być tak skonstruowane, żeby ich prawidłowe stosowanie zabezpieczało jednostkę przed danym ryzykiem,

2. skuteczna - to znaczy, że postępowanie kontrolne zakończyć się powinno wydaniem zaleceń bądź wniosków pokontrolnych. Kontrola zarządcza musi zabezpieczać Urząd przed wystąpieniem lub skutkami danego ryzyka,

3. efektywna - to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiąganie przez Urząd założonych celów. Kontrola zarządcza powinna ograniczać ryzyko w pożądanym stopniu przy wykorzystaniu najmniejszych możliwych nakładów.

§8

Efektywne funkcjonowanie kontroli zarządczej wymaga aktywnego działania ze strony pracowników wszystkich szczebli struktury organizacyjnej, określonej w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu i obejmuje:

1. bieżącą identyfikację i ocenę ryzyka prowadzonej działalności, ze szczególnym uwzględnieniem ryzyka straty materialnej, błędu finansowego, nieprawidłowości, czy nadużyć;

2. dbałość o zagwarantowanie istnienia odpowiednich mechanizmów kontrolnych;

3. regularną ocenę skuteczności, celowości i legalności prowadzonych działań poprzez ustanowienie odpowiednich zasad nadzoru bezpośredniego oraz rozliczalności realizowanych zadań.

§9

Kontrola zarządcza w Gminie funkcjonuje na dwóch poziomach:

1. poziom pierwszy - to kontrola zarządcza w Urzędzie i pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy, za funkcjonowanie której odpowiadają kierownicy tych jednostek;

2. poziom drugi - to kontrola zarządcza w Gminie, za funkcjonowanie której odpowiada Burmistrz

§10

Na kontrolę zarządczą w Urzędzie oraz pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy składają się wzajemnie powiązane ze sobą następujące elementy:

1. środowisko wewnętrzne,

2. cele i zarządzanie ryzykiem,

3. mechanizmy kontroli,

4. informacja i komunikacja,

5. monitorowanie i ocena.

§11

1. Środowisko wewnętrzne, stanowi podstawę dla wszystkich pozostałych elementów kontroli zarządczej, na które składają się działania podejmowane w zakresie:

1. przestrzegania wartości etycznych,

2. zapewnienia kompetencji zawodowych pracowników,

3. zapewnienia struktury organizacyjnej odpowiadającej celom i zadaniom,

4. delegowania uprawnień osobom zarządzającym lub pracownikom;

2. Burmistrz oraz pracownicy, wykonując powierzone im zadania i obowiązki, kierują się osobistą i zawodową uczciwością.

3. Burmistrz poprzez przykład i codzienne decyzje wspiera i promuje osobistą i zawodową uczciwość pracowników oraz wartości etyczne określone w „Kodeksie Etycznym Pracowników Urzędu Miejskiego w Trzcińsku - Zdroju”, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.

4. Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków, a także rozumieć znaczenie kontroli zarządczej.

5. Burmistrz zapewnia rozwijanie kompetencji zawodowych przez pracowników.

6. Do końca marca każdego roku Burmistrz sporządza plan szkoleń stosownie do uzasadnionych potrzeb wszystkich pracowników.

7. Do końca lutego każdego roku kierownicy referatów składają do Burmistrza propozycje i tematy szkoleń oraz wytypowanych do nich pracowników.

8. Praca pracownika podlega okresowej ocenie.

9. Oceny na piśmie dokonuje bezpośredni przełożony pracownika, nie rzadziej niż raz na
   2 lata i nie częściej niż raz na 6 miesięcy.

10. Szczegółowe zasady przeprowadzania okresowych ocen pracowników określa „Regulamin w sprawie okresowych ocen pracowników Urzędu Miejskiego”, stanowiący załącznik do Zarządzenia nr I/401/2009 z dnia 30.04.2009 r.

11. Proces zatrudniania prowadzony jest w taki sposób, który zapewnia wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.

12. Zasady naboru oraz wymagane kwalifikacje określają:

• Ustawa z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.);

• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych(Dz. U. Nr 50, poz. 398 ze zm.)

• Regulaminy i instrukcje wewnętrzne.

7. Zakres obowiązków, zadań, uprawnień i odpowiedzialności pracowników określa się w formie pisemnej, w postaci opisu stanowiska pracy. Opis stanowiska stanowi Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego, który został przyjęty zarządzeniem Nr I/360/2009 z póź. zm. załącznik nr 1 Zarządzenia.

8. Przyjęcie opisu stanowiska pracy jest potwierdzone podpisem pracownika.

9. Zakres obowiązków, zadań, uprawnień i odpowiedzialności opracowują: kierownicy referatów oraz Burmistrz dla podległych im samodzielnych stanowisk.

10. Zadania, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie narażeni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej traktowane są jako zadania wrażliwe i podlegają stałej, bieżącej analizie. Burmistrz ustanawia odpowiednie procedury w zakresie środków zaradczych. Zadania te podlegają aktualizacji na bieżąco w przypadku zidentyfikowania czynników sprzyjających wystąpieniu szkodliwych wpływów, np. udzielanie zamówień publicznych o znacznej wartości, wydawanie decyzji o charakterze uznaniowym, przyznawanie dotacji, itp.

11. Zakres upoważnień i pełnomocnictw dla poszczególnych pracowników jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego.

12. Przyjęcie upoważnienia lub pełnomocnictwa pracownik potwierdza podpisem.

13. W urzędzie prowadzony jest rejestr udzielonych upoważnień i pełnomocnictw.

§12

1. Misją Urzędu jest zapewnienie profesjonalnego, rzetelnego, bezstronnego i politycznie neutralnego wykonywania zadań publicznych samorządu gminnego określonych
   w ustawie z 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 roku Nr 142, poz. 1591 ze zm.) oraz ustawie z 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 roku Nr 175, poz. 1362 ze zm).

2. Ogólną wizją działania Urzędu jest profesjonalna administracja publiczna świadcząca lokalnej wspólnocie samorządowej usługi o coraz lepszej jakości.

3. Celami Urzędu są:

1. skuteczna realizacja nałożonych zadań,

2. aktywna współpraca z innymi jednostkami administracji rządowej, samorządowej oraz organizacjami pozarządowymi i prywatnymi działającymi na terenie Gminy.

3. wzrost satysfakcji klienta poprzez świadczenie usług na coraz wyższym poziomie.

4. Szczegółowe zadania Urzędu określają:

1. Statut Urzędu Miejskiego,

2. Regulamin organizacyjny Urzędu Miejskiego,

§13

1. Zarządzanie ryzykiem, ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów
   i realizacji zadań Urzędu poprzez między innymi:

1. sformułowanie misji, rozumianej jako określenie celu istnienia Urzędu,

2. określanie celów i zadań oraz monitorowanie i ocenę ich realizacji,

3. identyfikację ryzyka czyli określenia zdarzeń, które mogą mieć wpływ na realizację założonych celów,

4. analizę ryzyka, rozumianego jako określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków,

5. reakcję na ryzyko i działania zaradcze;

1. Na system zarządzania ryzykiem składają się następujące elementy:

1. identyfikacja ryzyka;

2. analiza ryzyka;

3. prowadzenie rejestru ryzyk;

4. reakcja na ryzyko;

5. nadzór i monitorowanie.

1. W celu zapewnienia właściwego funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie wprowadza się „Politykę Zarządzania Ryzykiem”, stanowiącą załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia.

2. Funkcjonująca w Urzędzie „Polityka Zarządzania Ryzykiem” ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia wyznaczonych celów i zadań.

§14

Mechanizmy kontroli stanowią efektywną i skuteczną realizację reakcji na ryzyko, poprzez podejmowanie między innym następujących działań:

1. dokumentowanie systemu kontroli zarządczej,

2. nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji,

3. zapewnienie ciągłości działalności,

4. zapewnienia właściwej ochrony i wykorzystania zasobów,

5. wdrożenia szczegółowych mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych,

6. określenie mechanizmów kontroli zapewniających bezpieczeństwo danych
   i systemów informatycznych;

§15

1. Dokumentację kontroli zarządczej Urzędu, o której mowa w §14 pkt. 1, stanowią: regulaminy, instrukcje, decyzje, postanowienia, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników, sprawozdawczość wewnętrzna i inne dokumenty wewnętrzne.

2. Dokumentacja, o której mowa w ust. 1, dostępna jest dla wszystkich pracowników, którym jest niezbędna.

3. Każdy pracownik ma obowiązek zapoznać się z dokumentacją niezbędną do wykonywania przypisanych mu obowiązków i uprawnień.

§16

1. Mechanizmy kontroli operacji finansowych i gospodarczych, o których mowa w §14 pkt. 5, stanowią mechanizmy kontroli finansowej, rozumianej jako cześć systemu kontroli zarządczej, dotyczącej procesów związanych z gromadzeniem
   i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.

2. Wszelkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia związane
   z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków publicznych mają swoje odzwierciedlenie w dokumentacji. Dokumentacja jest kompletna i umożliwia dokładne prześledzenie każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania oraz po ich zakończeniu. Operacje finansowe i gospodarcze i inne zdarzenia są bezzwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane, zgodnie z aktami prawnymi oraz przepisami wewnętrznymi w zakresie dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości i instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych,
   w szczególności:

1. wszelkie wydatki oparte są o prawnie wiążące umowy zawierane zgodnie
   z obowiązującymi zasadami i przepisami prawa oraz ze szczegółowymi unormowaniami dotyczącymi poszczególnych zadań;

2. przedsięwzięcia są realizowane zgodnie z zawartymi umowami;

3. zestawienie wydatków jest dokładne, a wyniki zostały uzyskane z systemów

4. księgowania, które zapewniają odzwierciedlenie relacji każdej transakcji
   z operacją;

5. poczynione wydatki dotyczą operacji faktycznie wykonanych i udokumentowanych fakturami lub dowodami księgowymi;

6. wydatki dotyczą operacji realizowanych zgodnie z przepisami prawa krajowego
   i wspólnotowego w zakresie prawa konkurencji, pomocy publicznej, zamówień publicznych, ochrony środowiska;

7. monitorowany jest rzeczowy i finansowy postęp wykonania umowy;

8. płatności na rzecz wykonawcy/dostawcy są dokonywane w sposób prawidłowy
   i terminowy;

1. Oryginały dokumentów poświadczających wydatki są dostępne przez okres co najmniej 5 lat od daty realizacji.

2. Wszelkie operacje finansowe i gospodarcze związane z pozyskiwaniem
   i wydatkowaniem środków publicznych zatwierdzane są przez Burmistrza.

3. Obowiązujący w Urzędzie podział obowiązków polega na tym, że zadania dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń związanych z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków publicznych, są rozdzielone pomiędzy różne osoby, z uwzględnieniem obowiązków i odpowiedzialności Skarbnika określonych w przepisach prawa. Podział obowiązków przedstawiają opisy stanowisk. Ponadto ustalono system zastępstw w przypadku nieobecności pracownika.

4. Operacje finansowe, gospodarcze i inne istotne zdarzenia są weryfikowane przed i po realizacji, np.: wielkość dostawy jest porównywana z zamówieniem; dane dotyczące dostawy uwidocznione na fakturze porównywane są z danymi dotyczącymi przyjętej dostawy; stan zapasów weryfikowany jest poprzez inwentaryzację.

5. Wprowadzony jest właściwy system nadzoru, którego celem jest upewnienie się, iż zadania wynikające z przyjętego systemu kontroli finansowej są należycie realizowane.

§17

1. Kontrola finansowa obejmuje:

1. zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,

2. badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania
   i gromadzenia środków publicznych, dokonywanie wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,

3. prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli, o których mowa w pkt.1.

2. Kontrola finansowa wykonywana jest z uwzględnieniem przestrzegania podstawowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej, na podstawie kryteriów określonych w §5 niniejszego Regulaminu.

3. Kontrola finansowa sprawowana jest poprzez:

1. kontrolę wstępną,

2. kontrolę bieżącą,

3. kontrolę następczej.

4. Kontrola wstępna ma na celu zapobieżenie powstaniu zjawisk odbiegających od przyjętych procedur. Przeprowadzana jest przed rozpoczęciem danego procesu, zanim zostaną wdrożone konkretne działania wywołujące skutki finansowe lub majątkowe.
   Ma na celu przeciwdziałanie podejmowaniu decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych
   i winna zabezpieczać przed wystąpieniem zjawisk marnotrawstwa, niegospodarności lub nadużyć.

5. Kontrola bieżąca przeprowadzana jest na każdym etapie danego procesu, celem wyeliminowania przed zakończeniem każdego etapu danego procesu, tych zjawisk, które mogą negatywnie wpłynąć na jego wynik końcowy. Kontrola bieżąca polega m.in. na:

1. sprawdzeniu operacji gospodarczej lub finansowej określonej w dokumencie księgowym (faktura VAT, rachunek lub inny dokument rozliczeniowy) pod względem zgodności z prawem, gospodarności i pod względem formalno-rachunkowym,

2. sprawdzeniu dokumentu księgowego czy wydatek mieści się w planie finansowym,

3. opisaniu dokumentu księgowego.

6. Złożenie podpisu na fakturze VAT, rachunku lub innym dokumencie rozliczeniowym oznacza, że pracownik dokonał kontroli bieżącej operacji przedstawionej w dokumencie księgowym.

7. Kontrola bieżąca sprawowana przez Skarbnika polega w szczególności na:

1. wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi, przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych w zakresie dokonywanych wydatków.

2. kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

3. kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji finansowych
   i gospodarczych.

8. złożenie podpisu na dokumencie księgowym (faktura VAT, rachunek lub inny dokument rozliczeniowy) przez Skarbnika, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo oznacza, że:

1. nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez pracownika właściwego rzeczowo oceny prawidłowości operacji objętej dokumentem księgowym i jej zgodności
   z prawem,

2. nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno - rachunkowej rzetelności
   i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,

3. zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie.

9. W razie ujawnienia nieprawidłowości Skarbnik zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.

10. Kontrola następcza, przeprowadzana jest po zakończeniu danego procesu. Polega na analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania oraz porównaniu ich
    z założonymi celami. Obejmuje również sprawdzanie, czy dany proces przebiegał zgodnie z założeniami i w ustalonej kolejności, a także czy został objęty kontrolą wstępną i bieżącą oraz czy była ona skuteczna. Kontrola ta powinna dostarczać także informacji o tym, co, w jakim zakresie i w którym etapie działań należy zmienić, aby osiągnąć założone cele.

§18

1. Wydatki publiczne powinny być dokonywane na cele i w wysokości przewidzianej
   w planie finansowym, zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań oraz
   w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, jako wynik i na warunkach wynikających z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

2. Procedury przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków powinny zapewniać dokonywanie wydatków zgodnie z planem finansowym i obowiązującymi przepisami oraz zaciąganie zobowiązań w wysokości nieprzekraczającej planu finansowego.

3. Procedury te dotyczą w szczególności:

1. prawidłowego ustalania i wypłacania poszczególnych składników wynagrodzenia, nagród jubileuszowych, odpraw, ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,

2. prawidłowego naliczania i odprowadzania na rachunek odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,

3. przestrzeganie ustalonych zasad naliczania i wypłacania diet radnym,

4. dokonywania wydatków na podstawie dokumentów potwierdzających wykonanie dostaw, robót lub usług zgodnie z zawartą umową (co do zakresu, jakości
   i terminu wykonania oraz uwzględniając prawidłowe rozliczenie powierzonych materiałów),

5. przestrzegania zasad udzielania dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych.

4. Wstępna ocena celowości i gospodarności w zakresie wydatków obejmuje następujące etapy:

1. zbieranie informacji;

2. analizę zebranych informacji;

3. określenie alternatywnych linii działania;

4. wybór jednego rozwiązania;

5. podjęcie ostatecznej decyzji.

5. Zbieranie informacji - na tym etapie należy rozważyć:

• czy konieczne jest dokonanie planowanego wydatku?

• co będzie potrzebne do wykonania zadania publicznego?

• co można uzyskać na rynku do wykonania zadania?

• jaki wydatek najlepiej zaspokoi potrzeby publiczne?

• jaką kwotę będzie można maksymalnie wydać?

6. Analiza zebranych informacji - etap ten ma na celu stworzenie obrazu sytuacji bieżącej i wykrystalizowanie opinii na temat dotychczasowych rezultatów uzyskiwanych
   w danym obszarze działalności. Odrzuceniu podlegają rozwiązania nieodpowiednie
   (np. ze względu na cenę). Do dalszego opracowania pozostawia się te możliwości, które wstępnie nadają się do zaakceptowania.

7. Określenie alternatywnych linii działania - w wyniku przeprowadzenia analizy szczegółowej, poszukuje się alternatywnych metod realizacji, świadczenia usług itp.

8. Wybór jednego rozwiązania - etap ten służy podsumowaniu wniosków wynikających
   z poprzednich etapów, uzasadnieniu słuszności proponowanych rozwiązań oraz przedstawieniu rekomendacji dla jednej z alternatyw.

9. Podjęcie decyzji - podjęta decyzja jest podstawą do rozpoczęcia postępowania
   o udzielenie zamówienia publicznego. Zakres wymaganej dokumentacji potwierdzający przebieg i wynik postępowania może być uzależniony od wysokości wydatku.

§19

1. Dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych jednostki mają wyłącznie upoważnione osoby. Zostali wyznaczeni pracownicy odpowiedzialni za zapewnienie ochrony i właściwego wykorzystania zasobów jednostki. Prowadzone są okresowe porównania rzeczywistego stanu zasobów z zapisami w rejestrach (księgach).

2. Na mechanizmy kontroli systemów informatycznych składają się:

1. kontrola dostępu;

2. kontrola oprogramowania systemowego;

3. kontrola tworzenia i zmian w aplikacjach;

4. podział obowiązków;

5. ciągłość działalności;

6. kontrola aplikacji.

3. Podstawową dokumentacją w powyższym zakresie jest dokumentacja techniczna
   i instrukcje obsługi oprogramowania stosowanego w jednostce.

4. Szczegółowe określenie zasad i mechanizmów kontroli, zapewniających bezpieczeństwo danych i systemów informatycznych ujęto w dokumencie o nazwie „System ochrony danych i zborów”, stanowiący załącznik nr 4 do zarządzenia w sprawie przyjętych zasad polityki rachunkowości.

5. Szczegółowy opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów wraz
   z charakterystyką, określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia ich eksploatacji ujęto w dokumencie „Opis systemu przetwarzania danych - systemu informatycznego” (element przyjętych zasad polityki rachunkowości.)

6. W ramach podziału obowiązków dotyczących funkcjonowania systemów informatycznych ustalono administratora systemu oraz osoby odpowiedzialne za stosowanie poszczególnych programów.

7. W celu zapewnienia ciągłości pracy oprogramowania wykonywane są kopie oprogramowania oraz baz danych.

8. Zasady i procedury zatwierdzania aplikacji do stosowania w Urzędzie oraz mechanizmy kontroli ujęto w dokumencie o nazwie „System ochrony danych i zborów”, stanowiący załącznik nr 4 do zarządzenia w sprawie przyjętych zasad polityki rachunkowości.

§20

1. Funkcjonujący w Urzędzie system informacji i komunikacji zapewnia osobom zarządzającym oraz pracownikom dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przypisanych im obowiązków, między innymi poprzez:

1. zapewnienie bieżącej informacji,

2. zapewnienie sprawnej komunikacji wewnętrznej w ramach Urzędu,

3. zapewnienie komunikacji zewnętrznej z podmiotami zewnętrznymi.

2. Wszystkie osoby odpowiedzialne za dostarczanie informacji powinny dbać, aby informacje te były:

1. aktualne (umożliwiające podjęcie przez nich odpowiednich działań w odpowiednim czasie),

2. rzetelne ,

3. kompletne (zawierają wszystkie potrzebne dane i szczegóły, stosownie
   do oczekiwań odbiorcy danych),

4. odpowiednio przetworzone i pogrupowane,

5. zrozumiałe dla odbiorców informacji.

3. Za zorganizowanie systemu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej odpowiedzialny jest Zastępca Burmistrza

§21

Monitorowanie i ocena stanowią weryfikację obecności i funkcjonowania elementów kontroli zarządczej między innymi poprzez:

1. monitorowanie systemu kontroli zarządczej,

2. prowadzenie samooceny, procesu niezależnego od bieżącej działalności,

3. uzyskanie corocznego zapewnienia o stanie kontroli zarządczej.

§22

1. Za funkcjonowanie oraz dokonywanie corocznej oceny stanu kontroli zarządczej
   w Urzędzie Miejskim i Gminie odpowiedzialny jest Burmistrz .

2. Za funkcjonowanie kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy odpowiedzialni są kierownicy tych jednostek.

3. Odpowiedzialność za koordynację prac w obszarze Polityki Zarządzania Ryzykiem ponosi Zastępca Burmistrza.

§23

1. Pracownicy biorą czynny udział w funkcjonowaniu adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej poprzez właściwe wykonywanie powierzanych im obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.

2. Pracownicy zobowiązani są do przekazywania swoim przełożonym informacji, które mogą mieć wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej, w szczególności
   w zakresie:

1. wykrytych nieprawidłowości i nadużyć;

2. skarg klientów, beneficjentów i kontrahentów;

3. innych istotnych różnic i odchyleń od działalności planowej.

3. Pracownicy mają obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania
   i usprawnienia kontroli zarządczej.

§24

1. Kontrola zarządcza funkcjonuje na poziomie zewnętrznym i wewnętrznym.

2. Kontrola zarządcza zewnętrzna może być prowadzona jako:

1. kompleksowa - obejmująca całokształt zasadniczych funkcji i statutowych zadań kontrolowanej jednostki; może być zlecana przez Burmistrza,

2. problemowa - obejmująca wybrane zagadnienia w jednej lub kilku kontrolowanych jednostkach,

3. doraźna - rewizyjna, inspekcyjna, wynikająca z bieżącej pilnej potrzeby sprawdzenia stanu faktycznego, prowadzona w różnych kierunkach,

4. sprawdzająca - stosowna do potrzeb, obejmująca ocenę stopnia realizacji zaleceń
   i wniosków pokontrolnych wydanych w wyniku uprzednio prowadzonych kontroli;

3. Kontrola zarządcza wewnętrzna obejmuje zakres wskazany w ust. 2 i dotyczy komórek organizacyjnych Urzędu.

§25

Kontrolę zarządczą zewnętrzną i wewnętrzną sprawowaną przez Burmistrza wykonywać mogą również:

1. Zastępca Burmistrza,

2. Skarbnik

3. pracownicy Urzędu na polecenie osób wymienionych w pkt 1 i 2 po pisemnym upoważnieniu przez Burmistrza lub wyznaczonego przez niego pracownika,

4. podmioty zewnętrzne (również osoby fizyczne) na zasadzie zawarcia umowy cywilno - prawnej, upoważnione do tego przez Burmistrza, które zawodowo prowadzą działania kontrolne lub audytowi.

5. wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.

§26

1. W Urzędzie opracowywany jest roczny plan kontroli zawierający planowane czynności kontrolne.

2. Plan kontroli zatwierdzany jest przez Burmistrza.

3. Plan kontroli obejmuje podstawowy zakres kontroli.

4. Plan kontroli może być w każdym czasie zmieniony przez Burmistrza poprzez dodanie innych, wynikających z bieżących potrzeb czynności.

5. Po zakończeniu roku kalendarzowego sporządza się informację o realizacji planu kontroli, która podlega zatwierdzeniu przez Burmistrza i zamieszczeniu w biuletynie informacji publicznej Urzędu.

6. W związku z tym, że jest to informacja zarządcza dla Burmistrza - treść protokołów, notatek udostępniana jest na wniosek.

7. Wzór rocznego planu kontroli stanowi załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu.

§27

Postępowanie kontrolne winno odbywać się według następujących zasad:

1. zasady legalności postępowania - stanowiącej, że sama kontrola, jak i zakres przedmiotowy i podmiotowy muszą być umocowane w przepisach prawa, a odnośnie kontroli wewnętrznej - w przepisach wewnętrznych jednostki,

2. zasady prawdy obiektywnej - zobowiązującej kontrolujących do dokonywania wszelkich ustaleń w pełnej zgodności ze stanem faktycznym oraz do ujmowania wyników kontroli w zgodności z rzeczywistym przebiegiem i charakterem badanych zdarzeń i zjawisk,

3. zasada kontradyktoryjności - polegająca na możliwości przedstawienia przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień i argumentacji w badanej sprawie, obowiązku przyjęcia ich przez kontrolującego i ustosunkowania się do nich; zabezpiecza przed niepełnym badaniem i wyciągnięciem niewłaściwych wniosków.

§28

1. Kontrole w formach wymienionych w § 24 pkt 1-4, polegają na sprawdzeniu dokumentacji pod względem:

1. formalnym,

2. merytorycznym,

3. rachunkowym.

2. Kontrola formalna polega na zbadaniu wiarygodności dokumentów oraz na zbadaniu prawidłowości ich sporządzenia ze względu na treść i formę, w szczególności na zbadaniu, czy:

1. dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,

2. operacji dokonały upoważnione do tego osoby,

3. dokument został zatwierdzony przez osoby upoważnione,

4. treść i forma dokumentu odpowiada przepisom prawa,

5. czynność poprzedzona została zawarciem umowy, zleceniem, itp.,

6. zawarcie umowy zostało poprzedzone postępowaniem przewidzianym
   w obowiązujących przepisach (ustawy Prawo zamówień publicznych),

7. uczestniczący w zdarzeniu gospodarczym potwierdzili na dokumencie fakt zdarzenia gospodarczego, co do ilości, jakości i gatunku,

8. zobowiązani do kontroli zdarzenia gospodarczego na danym etapie wykonali tę kontrolę i czy wykonali ją należycie, a fakt wykonania kontroli potwierdzili na dokumencie.

3. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy planowanie danej czynności jest celowe, czy wykonanie danej czynności jest zgodne z planem lub ustaleniami zawartymi w umowie, itp., w szczególności zaś na zbadaniu czy:

1. zlecana (zleceniem zewnętrznym lub wewnętrznym, umową, zamówieniem, itp.) do wykonania czynności co do ilości, jakości, kosztu, miejsca i czasu wykonania jest ujęta w planie,

2. zlecenie wykonania czynności wybranemu podmiotowi gwarantuje rzetelne wykonanie co do ilości, jakości, terminu,

3. ujęta w dokumencie czynność, jako wykonana, jest zgodna co do ilości, jakości, kosztu, miejsca i czasu wykonania ze zleceniem, zamówieniem, umową, itp.,

4. normy zastosowane w obliczeniach do planów, zleceń, umów, zamówień, programów, itp. lub w wykonaniu ujawnionym na dokumencie, odnoszące się do jakości, ilości i kosztu jednostkowego są zgodne z normami obowiązującymi
   w chwili wykonania.

4. Kontrola dokumentów pod względem rachunkowym polega na sprawdzeniu poprawności i rzetelności wyliczeń zawartych w dokumentach.

§29

1. Dla wszczęcia czynności kontrolnych niezbędne jest imienne upoważnienie wystawione przez Burmistrza lub wyznaczonego przez niego pracownika. Upoważnienie winno zawierać określenie:

1. rodzaju kontroli, czasu jej trwania oraz numeru kontroli,

2. zakresu tematycznego oraz okresu objętego kontrolą,

3. podstawy prawnej wydanego upoważnienia,

4. podmiotu kontroli,

5. nazwisk osób upoważnionych do przeprowadzenia kontroli,

6. kierownika zespołu kontrolnego, w przypadku wieloosobowego składu.

2. Wydane upoważnienie ważne jest w takim zakresie, jakiego dotyczy. W przypadku potrzeby zmiany wystawionego upoważnienia - winno być wydane nowe upoważnienie przez zarządzającego kontrolę.

3. Każde upoważnienie wystawia się w dwóch egzemplarzach: jeden dla komórki kontrolowanej, drugi załącza się do akt kontroli.

4. Zobowiązuje się wszystkich pracowników, do udzielania wyjaśnień w przedmiocie kontroli bez konieczności okazania dodatkowego upoważnienia - wystawione upoważnienie do kontroli stosuje się odpowiednio.

5. Do spraw niejawnych i tajnych upoważnienie, o którym mowa w pkt. 1, nie ma zastosowania.

§30

1. Po udaniu się do jednostki (komórki organizacyjnej ), w której ma być przeprowadzona kontrola, kontrolujący, bezpośrednio przed przystąpieniem do czynności kontrolnych, przedkłada kierownikowi komórki kontrolowanej upoważnienia do kontroli i informuje o przedmiocie kontroli i czasie jej trwania.

2. Obowiązkiem kierownika jednostki kontrolowanej (komórki organizacyjnej) jest zapewnienie kontrolującemu odpowiednich warunków do sprawnego i rzetelnego przeprowadzenia kontroli, przez:

1. przygotowanie kontrolującemu odpowiedniego pomieszczenia oraz wyposażenia do przechowywania materiałów kontrolnych,

2. udostępnianie żądanych dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli,

3. umożliwienie dokonania oględzin,

4. zobowiązanie pracowników do udzielania wyjaśnień.

3. Czynności kontrolne przeprowadza się w godzinach pracy obowiązującej w komórce kontrolowanej.

4. W przypadku zaistnienia szczególnych okoliczności, kontrola może być przeprowadzona poza godzinami pracy, o których mowa w pkt. 3, na wniosek kontrolującego i po wydaniu stosownych poleceń przez kierownika komórki kontrolowanej.

§31

Kontrolujący ma prawo do:

1. wolnego wstępu do pomieszczeń i obiektów komórki kontrolowanej, z wyjątkiem pomieszczeń, do których mają zastosowanie przepisy o informacjach tajnych
   i niejawnych,

2. wglądu, z zachowaniem zasad ochrony dóbr osobistych, do urządzeń ewidencyjnych, planów, sprawozdań, analiz oraz wszelkich dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli, a także sporządzania odpisów i wyciągów z tych dokumentów - kontrola dokumentacyjna,

3. przeprowadzania oględzin stanu faktycznego dotyczącego przedmiotu kontroli,

4. pobierania od pracowników komórki kontrolowanej wyjaśnień (ustnych
   i pisemnych) oraz przyjmowania składanych z ich inicjatywy ustnych i pisemnych oświadczeń,

5. w sprawach niejawnych i tajnych przepisy zawarte w ust. 1 nie mają zastosowania.

§32

Obowiązkiem kontrolującego jest:

1. przygotowanie się do kontroli w celu wykonania jej zgodnie z procedurą
   i tematyką,

2. rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego i w razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień - ustalenie ich przyczyn i skutków finansowych
   (w miarę możliwości) oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych, a w razie stwierdzenia osiągnięć i przykładów godnych upowszechnienia - wskazanie osób, które się przyczyniły do nich w sposób szczególny,

3. zgodne z niniejszym regulaminem przygotowanie dokumentacji z kontroli
   w terminie wyznaczonym przez zarządzającego kontrolę.

§33

1. Przed przystąpieniem do kontroli, kontrolujący opracowuje tezy dotyczące kontroli, zawierające co najmniej:

1. temat kontroli,

2. cel i zadanie kontroli,

3. okres objęty kontrolą,

4. podstawowe dokumenty podlegające badaniu,

5. okres trwania badania,

6. określenie podstawowych przepisów prawnych z zakresu kontroli.

2. Po opracowaniu tez dotyczących przedmiotu kontroli, kontrolujący przygotowują się do kontroli poprzez zapoznanie się z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz innymi normami i wyznaczeniami.

§34

Etapy postępowania kontrolnego, niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu, obejmują:

1. porównanie stanu faktycznego z założeniami oraz ze stanem określonym
   w normach prawnych, technicznych, regulaminach i instrukcjach postępowania,

2. ustalenie nieprawidłowości,

3. ustalenie przyczyn nieprawidłowości (obiektywnych - niezależnych od działania jednostki kontrolowanej, subiektywnych - zależnych od jej działania),

4. sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych zmierzających do likwidacji nieprawidłowości, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów,

5. omówienie wyników kontroli z kierownikiem kontrolowanej jednostki lub komórki organizacyjnej.

§35

1. Przeprowadzone czynności kontrolne należy udokumentować w postaci protokołu
   z kontroli.

2. Protokół z kontroli winien być sporządzony w ciągu 7 dni od dnia zakończenia kontroli.

3. W przypadku braku uchybień, można odstąpić od sporządzenia protokołu i ograniczyć się do sporządzenia notatki służbowej.

4. Jeżeli w wyniku kontroli zostały stwierdzone uchybienia w działalności kontrolowanej jednostki, należy sporządzić zalecenia pokontrolne.

5. W przypadku sformułowania w protokole uwag, wniosków bądź zaleceń pokontrolnych, oprócz osoby kontrolującej i kierownika jednostki kontrolowanej protokół przedkłada się do podpisu Burmistrzowi lub osobie przez niego upoważnionej. Protokół traktowany jest w tym przypadku jako wystąpienie pokontrolne.

6. Kopie protokołu wydaje się wszystkim zainteresowanym wymienionym w protokole. Fakt odbioru protokołu powinni oni potwierdzić poprzez złożenie podpisu.

7. Kierownik jednostki kontrolowanej (komórki organizacyjnej) może odmówić podpisania protokołu, składając w ciągu 3 dni od daty przedłożenia protokołu przez kontrolującego pisemne wyjaśnienie co do przyczyn odmowy.

8. Odmowa podpisania protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej (komórki organizacyjnej) nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez osoby kontrolujące i nie wstrzymuje toku dalszych czynności kontrolnych. Informację o odmowie podpisania protokołu i jej przyczynach zamieszcza się w protokole.

9. Kierownik kontrolowanej jednostki (komórki organizacyjnej) zobowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni, wykonać zalecenia pokontrolne, jak również pisemnie powiadomić Burmistrza o podjętych działaniach. W informacji winien odnieść się także do sformułowanych uwag i wniosków pokontrolnych mających usprawnić funkcjonowanie jednostki (komórki organizacyjnej).

§36

Protokół z kontroli powinien zawierać co najmniej:

1. pełne brzmienie jednostki kontrolowanej (komórki organizacyjnej),

2. okres prowadzenia kontroli,

3. imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przeprowadzającego kontrolę oraz analogiczne dane pracowników udzielających wyjaśnień,

4. określenie przedmiotu kontroli,

5. termin poprzedniej kontroli i stopień realizacji zaleceń pokontrolnych,

6. ustalenia z przebiegu kontroli,

7. określenie wydanych w toku wniosków i zaleceń,

8. wzmiankę o prawie zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń i wyjaśnień do treści protokołu w ciągu 7 dni od daty jego podpisania,

9. wyszczególnienie załączników,

10. określenie ilości egzemplarzy i podanie komu je dostarczono,

11. miejsce i datę sporządzenia protokołu oraz podpisy osób kontrolujących, kierownika jednostki kontrolowanej (komórki organizacyjnej) oraz Burmistrza - na zasadach określonych w § 35 ust 5 niniejszego Regulaminu.

§37

1. Kierownicy komórek organizacyjnych Gminy zobowiązani są do:

1. zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywniej kontroli zarządczej, dostosowując ją odpowiednio do zakresu zadań i wielkości zasobów kierowanej jednostki;

2. zapewnienia skuteczności kontroli zarządczej poprzez realizację określonych procedur, zasad etycznych, wykonywanie powierzonych im zadań w sposób należyty, gwarantujący efektywność, skuteczność i legalność działalności kierowanej jednostki.

2. Kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy zobowiązani są do ustanowienia zasad zarządzania ryzykiem w ramach prowadzonej działalności, w tym informowania właściwych pracowników Urzędu, sprawujących nadzór nad ich działalnością, o istotnych zagrożeniach dla realizacji kluczowych celów działalności kierowanej jednostki.

§38

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy oraz kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu zobowiązani są raz w roku do przeprowadzenia samooceny systemu kontroli zarządczej.

2. Samoocena powinna być ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności
i udokumentowana w postaci kwestionariusza samooceny, zgodnie ze wzorem samooceny - załącznik nr 5 do zarządzenia.

3. W terminie do końca lutego każdego roku - kierownicy jednostek organizacyjnych oraz kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu zobowiązani są do składania kwestionariusza samooceny Burmistrzowi.

§39

1. W terminie do końca lutego każdego roku - kierownicy jednostek organizacyjnych oraz kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu zobowiązani są do składania Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni Burmistrzowi.

2. Wzór Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia.

§40

W celu zapewnienia właściwego funkcjonowania kontroli zarządczej do końca kwietnia każdego roku Burmistrz dokonuje oceny Systemu Kontroli Zarządczej.

§41

Zobowiązuje się kierowników jednostek organizacyjnych oraz kierowników komórek organizacyjnych Urzędu do realizacji postanowień niniejszego zarządzenia oraz do zapoznania podległych pracowników z jego treścią.

§42

1. Wykonanie zarządzenia powierza się odpowiednio:

1. Zastępcy Burmistrza,

2. Kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu;

3. Kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy.

2. Nadzór nad realizacją zarządzenia sprawuje Zastępca Burmistrza.

§43

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

12