Zarządzenie Nr I/265/2020 Burmistrza Gminy Trzcińsko ? Zdrój z dnia 9 kwietnia 2020 r. w sprawie: wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości dotyczących realizacji projektu pt. ?Termomodernizacja budynku szkoły w Góralicach? w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020. Oś priorytetowa II Gospodarka niskoemisyjna. Działanie 2.5 Modernizacja energetyczna obiektów użyteczności publicznej.

 Zarządzenie Nr I/265/2020 Burmistrza Gminy Trzcińsko - Zdrój z dnia 9 kwietnia 2020 r.

w sprawie: wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości dotyczących realizacji projektu pt. „Termomodernizacja budynku szkoły w Góralicach” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020. Oś priorytetowa II Gospodarka niskoemisyjna. Działanie 2.5 Modernizacja energetyczna obiektów użyteczności publicznej.

Na podstawie przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.), ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2019, poz. 351 ze zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tj. Dz.U. 2017 poz. 760 ze zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych( Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.), Zarządzam co następuje:

§ 1.

Wprowadza się,  jako  obowiązujące zasady (politykę)rachunkowości dotyczącą   realizacji projektu „Termomodernizacja budynku szkoły w Góralicach” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020. Oś priorytetowa II Gospodarka niskoemisyjna. Działanie 2.5 Modernizacja energetyczna obiektów użyteczności publicznej. Umowa Nr RPZP.02.05.00-32A042/16-00 pomiędzy Województwem Zachodniopomorskim a Gminą Trzcińsko-Zdrój, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Zobowiązuje się pracowników właściwych merytorycznie, z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z w/w instrukcją i przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr I/265/2020 z dnia 9 kwietnia 2020 r.

Zasad (polityki) rachunkowości dotyczących realizacji projektu pt. „Termomodernizacja budynku szkoły w Góralicach” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020. Oś priorytetowa II Gospodarka niskoemisyjna. Działanie 2.5 Modernizacja energetyczna obiektów użyteczności publicznej.

I. ZASADY  OGÓLNE

1. Celem prowadzenia rachunkowości jest wierne i rzetelne  przedstawienie sytuacji finansowej  operacji pn. „Termomodernizacja budynku szkoły w Góralicach” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020. Oś priorytetowa II Gospodarka niskoemisyjna. Działanie 2.5 Modernizacja energetyczna obiektów użyteczności publicznej, którego celem jest zmniejszenie energochłonności i zapotrzebowania i zużycia energii cieplnej w budynku użyteczności publicznej tj. Szkoły Podstawowej w Góralicach.

2. Budżet  Gminy (ORGAN) posiada wyodrębniony dla wydatków rachunek bankowy o numerze  88 9370 1020 2005 0400 0130 0021  w  BS Chojna oddział w Trzcińsku - Zdroju.  Do dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunku bankowym upoważnione są osoby zgodnie z kartami wzorów podpisów.

3. Obiorcą środków finansowych z  Unii Europejskiej w zakresie realizacji projektu  jest Gmina  Trzcińsko - Zdrój, realizatorem Urząd  Miejski w Trzcińsku - Zdroju.  Księgi rachunkowe realizowanego projektu prowadzone są w jednostce budżetowej w siedzibie Urzędu Miejskiego w Trzcińsku - Zdroju.

4. Zaliczka zostanie przekazana na wyodrębniony rachunek bankowy Beneficjenta, z którego refundowane zostaną poniesione wydatki. Wydatki  ponoszone w ramach projektu realizowane są z rachunku  bankowego  Urzędu Miejskiego o numerach  61 9370 1020 2005 0400 0130 0022.

5. Operacje gospodarcze w zakresie dochodów budżetowych z tytułu dotacji pochodzących ze środków Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 ujmowane są w księgach Budżetu Gminy (Organu).

6. Wydatki ujmuje się w z odpowiednią czwartą cyfrą klasyfikacji budżetowej.

7. Rachunkowość budżetu(Organu) obejmuje operacje tj. przepływy środków, a rachunkowość w jednostce  budżetowej (UM) - inwestycje, rozrachunki między kontrahentami i pozostałe.

II. KLASYFIKACJA   BUDŻETOWA

Dochody związane z realizacją projektu sklasyfikowano zgodnie z obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 ze. zm. ). Wydatki związane z realizacją projektu sklasyfikowano zgodnie z obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053; ze zm.), z czwartą cyfrą paragrafu 7, 0

Ponadto ustalono typ konta w programie księgowym „FOKA”, który został odpowiednio oznaczony dla realizowanych operacji

III. OBIEG, OPIS i KONTROLA DOKUMENTÓW  KSIĘGOWYCH

1. Realizacja wydatków następuje zgodnie z operacjami, podpisanymi umowami, aneksami i harmonogramami, na podstawie prawidłowo wystawionych , opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych. W kontroli i sprawdzaniu dokumentów biorą udział poszczególne komórki jednostki, dlatego zachodzi konieczność przekazywania dokumentów pomiędzy tymi komórkami. 2. Drogę dokumentów od chwili ich otrzymania bądź sporządzenia do momentu przekazania dokumentu do księgowania i jego dekretacji określa się jako „obieg dokumentów”. 3. Należy dążyć do tego, aby obieg dokumentów księgowych w związku z realizacją operacji odbywał się najkrótszą i najprostszą drogą, szczególnie poprzez:

a/ przekazywanie dokumentów tylko do referatów i na stanowiska, które uczestniczą w danej operacji gospodarczej w ramach realizacji projektu,

b/ skracanie do niezbędnego minimum czasu załatwienia danej sprawy i sukcesywne przekazywanie dokumentów oraz unikanie okresowego ich spiętrzenia.

4. Podpisanie przez gminę reprezentowaną przez kierownika jednostki umowy o dofinansowanie na realizację projektu stanowi podstawę utworzenia symbolu źródła finansowania w planie finansowym jednostki.

5. Po podpisaniu umowy o przyznanie dofinansowania Referat Inwestycyjno - Remontowy i Gospodarki Mieszkaniowej zawiadamia Referat Finansowo - Księgowy o rozpoczęciu realizacji projektu i przekazuje jego kopię umowy.

6. Płatności dokonywane są  w  formie  bezgotówkowej za pomocą elektronicznego systemu  bankowego, na podstawie  dokumentów księgowych stwierdzających konieczność  dokonania  ww. przelewu. Potwierdzeniem dokonania przelewu/zapłaty jest wtórnik zlecenia   lub wyciąg bankowy.

7. Na dowodach  księgowych  (fakturach) powinny  się znaleźć   następujące  elementy opisu:

1.	Projekt pn. „Termomodernizacja budynku szkoły w Góralicach” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020. Oś priorytetowa II Gospodarka niskoemisyjna. Działanie 2.5 Modernizacja energetyczna obiektów użyteczności publicznej. Umowa Nr RPZP.02.05.00-32A042/16-00 pomiędzy Województwem Zachodniopomorskim a Gminą Trzcińsko-Zdrój.
2.	Opis merytoryczny wydatku jw. ze wskazaniem: daty, miejsca, osoby która zorganizowała oraz jakiego działania z projektu dotyczy, -kwotę kwalifikowalną (dotacji i wkładu własnego)	Data, podpis
3.	Wydatek poniesiony zgodnie z art……. pkt…… ustawy Publicznych dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień Publicznych (tj. Dz.U. z 2019 poz. 1843 ze zm.)	Data, podpis
4.	Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym	Data, podpis

8. Zatwierdzenie  dowodu księgowego  do  wypłaty:

1) określenie środków własnych, 2) pozycja księgowa, 3) dekret, 4) klasyfikacja budżetowa i zatwierdzenie do wypłaty, 5) zapis z treścią formy dokonania zapłaty z dnia …. „   podpis pracownika dokonującego przelewu, 6) pieczątka z treścią: Urząd Miejski w Trzcińsku- Zdroju, data wpływu, liczba dziennika ( e-obieg) i podpis osoby przyjmującej.

9. Dowody księgowe (faktury) dotyczące zatwierdzenia i akceptacji projektu finansowanego ze środków unijnych podpisane  są  przez Burmistrza  lub  Sekretarza  oraz  Skarbnika lub Główną księgową Urzędu. Pod względem merytorycznym  faktury podpisuje pracownik merytoryczny Urzędu Miejskiego w Trzcińsku - Zdroju  lub  Sekretarz, którzy poświadczają faktyczne i prawidłowe poniesienie wydatków oraz ich kwalifikowalność, sprawdzają  czy dane  zawarte na dowodach księgowych są zgodne z zawartą umową o przyznanie dofinansowania, umową z wykonawcą zadania, harmonogramem rzeczowo - finansowym  oraz pod względem zgodności  z ustawą  Prawo zamówień publicznych. Pod względem formalnym i rachunkowym podpisywane są  przez pracowników Referatu Finansowo - Księgowego.

10. Pani Magdalena Mazurkiewicz lub Pani Iwona Sozańska, przygotowuje wniosek o zaliczkę. W/w przygotowuje wnioski o płatność z częścią sprawozdawczą z przebiegu realizacji projektu w sposób poprawny, terminowy i rzetelny oraz przekazują je do Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego z dopiskiem: ”Rozliczenie projektu nr RPZP.02.05.00-32-A042/16-00 za okres…”. Beneficjent sporządza sprawozdanie okresowe niezwłocznie po zrealizowaniu zakresu finansowo-rzeczowego projektu umożliwiającego wystąpienie o koleją transzę oraz końcowe z wykonania projektu. Do sprawozdań dołącza zestawienie dokumentów księgowych zgodnie z załącznikiem.

IV. EWIDENCJA  KSIĘGOWA  DOKUMENTÓW  I  OPERACJI  FINANSOWYCH

1. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem  środków pochodzących z ze środków Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego stosuje się konta:

133 -   rachunek budżetu - 133/04/01;133/04/02 222 -   rozliczenie dochodów budżetowych   223 - rozliczenie wydatków budżetowych 140 -  środki pieniężne w drodze 240 - pozostałe rozrachunki 901 - dochody budżetu 902 - wydatki budżetu 960 -  skumulowane wyniki  budżetu 961 -  wynik wykonania  budżetu 962 -  wynik na pozostałych operacjach.

2. Finansowanie

Projekt finansowany jest:

a/ dofinansowanie ze środków pochodzących z Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego w wysokości 1 886 500,39 zł (słownie: jeden milion osiemset osiemdziesiąt sześć tysięcy pięćset złotych 39/100) stanowiącej 85% wydatków kwalifikowalnych oraz w 15 % wkładu własnego 332 911,85 zł(słownie: trzysta trzydzieści dwa tysiące dziewięćset jedenaście złotych 85/100) Łączna wartość wydatków kwalifikowalnych projektu(kwota dofinansowania + wkład własny) wynosi 2 219 412,24 zł. Dofinansowanie wypłacona będzie przez Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego jako zalicza oraz refundacja poniesionych wydatków. Całkowita wartość projektu wynosi 2 672 864,06 zł,(słownie: dwa miliony sześćset siedemdziesiąt dwa tysiące osiemset sześćdziesiąt cztery złotych 06/100)

3. Wydatkowanie

Wydatki związane z realizacją projektu i podlegające refundacji ponoszone są z wyodrębnionego rachunku bankowego - do konta 133/04/01 w korespondencji z kontem 223 oraz na podstawie sprawozdań jednostkowych dokonuje się księgowania zrealizowanych wydatków do konta 223 w korespondencji z kontem 902. W razie potrzeby dopuszcza się księgowanie operacji na odpowiednich kontach rozrachunkowych wyodrębnionych dla projektu.

4. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo w systemie  „FOKA” . Analityka do kont  prowadzona jest komputerowo.  Każdy użytkownik programu komputerowego  posiada indywidualne hasła zabezpieczające  dostęp do wprowadzania danych.

Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem  środków europejskich w Urzędzie Miejskim, tj. w jednostce budżetowej korzysta się z bilansowych kont syntetycznych:

080/01/024 - środki trwałe w budowie(inwestycje)

130 -  Rachunek bieżący jednostki  - analitycznie   dla projektu  130/1/04/01;130/1/04/02;130/2/04 , 240/16/04 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, 720 -  przychody  z tytułu dochodów budżetowych, 750 - Przychody finansowe, 800 -  Fundusz jednostki, 810 /02/04 -  Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu, 860 -  Wynik finansowy.

V. SPRAWOZDAWCZOŚĆ I ROZLICZENIA W TRAKCIE  POSZCZEGÓLNYCH ETAPÓW  DZIAŁANIA  - OKREŚLENIA  OSÓB  ODPOWIEDZIALNYCH

1. Beneficjent jest odpowiedzialny za poprawność wydatkowania całości (100%) środków przeznaczonych na dany Projekt.

2. Umowa z wykonawcą jest zawierana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z przepisami prawa zamówień publicznych oraz z zasadami udzielania zamówień publicznych w Gminie Trzcińsko-Zdrój, których wartość nie przekracza wyrażoną w z złotych równowartość 30.000 EUR.

3. Projekt realizowany jest ze środków pochodzących z Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego realizowany w ramach umowy o przyznanie dofinansowania, Umowa Nr RPZP.02.05.00-32A042/16-00 pomiędzy Województwem Zachodniopomorskim a Gminą Trzcińsko-Zdrój jest wdrażany zgodnie z  zawartą  umową .

4. Wydatki poniesione w ramach realizacji projektu są dokładne i prawdziwe, a wyniki zostały uzyskane z systemu księgowania.

5. Wydatki zostały faktycznie poniesione, a dokumentacja pomocnicza (faktury i dokumenty o podobnej wartości dowodowej) jest dostępna.

6. Płatność na rzecz wykonawcy została dokonana w sposób prawidłowy.

7. Prowadzona jest sprawozdawczość  i rozliczenia za etapy działania.

Wykaz osób uprawnionych do podpisywania pod względem merytorycznym, formalno -rachunkowym, zgodności z procedurami Prawa zamówień publicznych, zatwierdzenia do wypłaty dokumentów księgowych związanych z realizacją Projektu:

L.p.	Wyszczególnienie -uprawnienie	Imię i nazwisko	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Podpisywanie dokumentów pod względem merytorycznym, sprawdzono zgodność z procedurami wynikającymi z ustawy Prawo Zamówień Publicznych lub sprawdzono zgodność z zastosowaniem zasady konkurencyjności	Iwon Sozańska Magdalena Mazurkiewicz	Kierownik Referatu IRiGM Inspektor
2.	Podpisywanie dokumentów pod względem formalno - rachunkowym	Anna Lenard Justyna Ziółkowska	Referent Główna Księgowa
3.	Zatwierdzenie dokumentów do wypłaty	Bartłomiej Wróbel Aneta Dziedzic Czesława Trautman Justyna Ziółkowska	Burmistrz   Sekretarz Gminy Skarbnik   Główna Księgowa
4.	Przygotowanie wniosków o zaliczę i płatność	Iwona Sozańska Magdalena Mazurkiewicz	Kierownik Referatu IRiGM Inspektor

VI. PRZECHOWYWANIE  I  ARCHIWIZACJA  DOKUMENTACJI PROJEKTU

1. Referat Finansowo - Księgowy prowadzi księgi rachunkowe oraz przechowuje dokumenty księgowe.

2. Wszystkie oryginalne dowody źródłowe, w tym dowody księgowe dotyczące realizacji operacji są przechowywane w oddzielnych teczkach lub segregatorach  w  siedzibie Urzędu Miejskiego.

3. Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych UM w Trzcińsku - Zdroju i dokumentujące wydatki poniesione przez Gminę - Urząd Miejski w Trzcińsku - Zdroju tj: faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane oraz wydruki  komputerowe dotyczące realizowanej operacji przechowywane są w Referacie Finansowo - Księgowym.

4. Po zakończeniu realizacji projektu przez Gminę Trzcińsko - Zdrój i rozliczeniu finansowym oraz zatwierdzeniu przez Województwo, dowody księgowe, dokumentacja związana z projektem, jego rozliczenie i sprawozdawczość zostaną przekazane do archiwum zakładowego znajdującego się w siedzibie Urzędu Miejskiego w Trzcińsku - Zdroju.

5. Dokumentacja dotycząca realizacji projektu przez Gminę Trzcińsko - Zdrój przechowywana będzie  w archiwum zakładowym do dnia upływu 5 lat od dnia dokonania płatności ostatecznej.

7